Die Beschäftigtenkarte kommt  [19.05.17]

Bargeldlos bezahlen in der Mensa und Bücher ausleihen in der Bibliothek: Voraussichtlich ab 1. Juli können Beschäftigte der Uni Hohenheim dafür eine neue Chipkarte nutzen. Noch gibt es letzte offene Fragen, dennoch laufen die konkreten Vorbereitung für die Einführung der Beschäftigtenkarte bereits an: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können die Chipkarte ab sofort bei der Personalabteilung beantragen.

 

Für Studierende ist das System längst gang und gäbe: Sie können ihren Studierendenausweis bereits seit 2008 zum Bezahlen in der Mensa und als Bibliotheksausweis nutzen.

In etwa genauso lang wird an der Uni Hohenheim über die Einführung einer Beschäftigtenkarte mit ähnlichen Funktionen diskutiert. Unter anderem war das Thema in den letzten Jahren mehrfach auf Platz 1 bei „Besser wär besser“ und stand wiederholt auf der Tagesordnung von Personalversammlungen.

Viele Mitarbeiter versprechen sich von der Beschäftigtenkarte kürzere Schlagen an der Mensa-Kasse. Der Personalrat hatte in der Vergangenheit allerdings auch immer wieder auf offene Fragen in Sachen Datenschutz hingewiesen.

Studierendenwerk macht Druck

Das Studierendenwerk selbst pochte zuletzt immer vehementer auf eine zügige Einführung der Beschäftigtenkarte. Dem Hochschuldienstleister geht es dabei nicht ausschließlich um einen beschleunigten Bezahlvorgang, sondern vor allem auch um einen Nachweis des Beschäftigtenstatus.

Denn: Ob eine Person den von der Uni gewährten Mensa-Zuschuss (bis 2,40 € pro Gericht) erhält oder den vollen Gästepreis bezahlen muss, ist bislang allein von der persönlichen Angabe an der Kasse abhängig. Kassiererinnen haben keine Möglichkeit, den Beschäftigtenstatus zu überprüfen.

Diesen Zustand will das Studierendenwerk auf Dauer nicht mehr hinnehmen. An allen anderen acht Hochschulstandorten, für die das Studierendenwerk zuständig ist, wurde die Beschäftigtenkarte bereits erfolgreich eingeführt.

Einführung voraussichtlich ab 1. Juli

Inzwischen sind Vorbereitungen für die Einführung der Beschäftigtenkarten auch in Hohenheim konkret: Als Termin dafür strebt die Uni momentan den 1. Juli an.

Da die Anfertigung der Beschäftigtenkarten Vorlauf benötigt, können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Beschäftigtenkarte schon jetzt bei der Personalabteilung beantragen.
 
Ein Formular dafür wurde diese Woche mit der Hauspost an alle Beschäftigten versendet. Außerdem steht das Formular auf einer neuen Info-Seite auf der Uni-Homepage zum Download bereit.

Mensa-Zuschuss künftig nur noch mit Beschäftigtenkarte

Anders als bei der Chipkarte für Studierende, handelt es sich bei Beschäftigkarte um keinen verpflichtenden Ausweis. Die Beantragung ist freiwillig und ist auch zu einem späteren Zeitpunkt möglich. Wer die Beschäftigtenkarte nicht zum Bezahlen in der Mensa nutzt, muss allerdings voraussichtlich ab 1. Juli den vollen Gästepreis bezahlen.

Um die Beschäftigtenkarte als Bibliotheksausweis zu nutzen, müssen Beschäftigte die Bibliotheksnummer, die auf der Chipkarte aufgedruckt ist, zuerst in der Zentralbibliothek ins Bibliothekskonto eintragen lassen.

Die Gültigkeit der Beschäftigtenkarte ist an die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses gekoppelt. Die Karte muss deshalb mindestens alle 6 Monate an einem Automaten im Eingangsbereich der Mensa validiert werden.

Das Guthaben auf der Beschäftigtenkarte kann am Info-Point des Studierendenwerks, an den Kassen der Cafeteria und übergangsweise auch an den Mensa-Kassen mit Bargeld aufgeladen werden. Eine bargeldlose Aufladung ist möglich durch einen EC-Aufwerter im Eingangsbereich der Mensa. Darüber hinaus können Beschäftigte eine automatische Aufladefunktion aktivieren.

Vorbereitungen laufen seit 2015

Um offene Fragen hinsichtlich Datenschutz, Funktionsumfang und technischer Umsetzung zu klären, ist in Hohenheim bereits seit 2015 eine Projektgruppe unter Leitung des KIM aktiv, bei der auch die Personalabteilung beteiligt ist.

Eine wichtige Voraussetzung, um das Vorhaben voranzubringen, war die Einstellung eines Projektmanagers für Datenschutz im Jahr 2014, der sich um die wachsenden Herausforderungen kümmert, die sich in vielen verschiedenen Bereichen der Uni in Sachen Datenschutz stellen.

Personalrats sieht noch weiteren Klärungsbedarf

Angesichts des wachsenden Drucks vom Studierendenwerk hatte das Rektorat an den Personalrat appelliert, das Projekt wohlwollend und pragmatisch zu begleiten.

Der Personalrat gab Anfang Februar grünes Licht, dass die Uni-Verwaltung mit den Vorbereitungen für die Einführung der Beschäftigtenkarte beginnen kann. Die endgültige Zustimmung will der Personalrat allerdings erst erteilen, wenn die Uni eine Reihe offener Punkte abgearbeitet habe.

„Zum Schutz der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind uns dabei soziale und rechtliche Aspekte wichtig“, erklären die Vorstandsmitglieder Mathias Feiler und Claus Lenkl auf Anfrage des Online-Kuriers.

Insbesondere stellt der Personalrat folgende Anforderungen:

• Niemand soll benachteiligt werden, weil er oder sie keine größeren Geldsummen im Voraus auf die Beschäftigtenkarte buchen kann oder möchte.
• Die Möglichkeit der Bargeld-Aufladung müsse zugesichert und dauerhaft gewährleistet werden.
• Wenn die Beschäftigtenkarte kaputt oder verloren geht, müsse das Studierendenwerk den aufgebuchten Betrag erstatten.
• Bei einem Defekt der Karte soll trotzdem der Mensa-Zuschuss gewährt werden.
• Alle gesetzlich vorgeschriebenen Datenschutz-Standards müssten eingehalten werden.
• Ausstehende, datenschutzrechtlichen Unterlagen müssten seitens der Uni rechtzeitig vor Inbetriebnahme der Beschäftigtenkarten an den Personalrat übersendet werden.

„Diese Punkte muss die Universität mit dem Studierendenwerk klären, damit wir der Einführung der Karte endgültig zustimmen können. Bislang liegt noch keine beidseitig unterzeichnete Vereinbarung vor“, so Feiler und Lenkl.

Die Personalratsvorstände erklären: „Wir möchten die Einführung der Beschäftigtenkarte nicht blockieren oder unnötig verzögern, allerdings erreichen uns auch aktuell immer wieder sehr kritische Nachfragen zum Thema. Wir hätten uns daher gewünscht, dass die Universität die dazu notwendigen Abstimmungsprozesse schon deutlich früher und energischer in Angriff genommen hätte. Darauf haben wir seitens des Personalrats in der Vergangenheit stets hingewiesen. Um der Universität bei der Einführung der Karte entgegenzukommen, hat der Personalrat kürzlich der Produktion der Beschäftigtenkarte zugestimmt, obwohl die rechtliche Voraussetzung (Übersendung der datenschutzrechtlich erforderlichen Unterlagen) weiterhin nicht vorhanden ist.“

Die Projektgruppe betont: Intensive Abstimmungsprozesse  zwischen allen Beteiligten in der Uni-Verwaltung, im KIM und im Studierendenwerk seien in vollem Gang. Der Personalrat werde auch weiterhin über alle Ergebnisse informiert.

Text: Leonhardmair