Künftig papierlose interne Abrechnung von Druck-, Porto- und Telefonkosten sowie des EDV-Materials [09.05.25]
Liebe Kolleginnen und Kollegen,
wir möchten für die internen Verrechnungen die Bearbeitungszeiten verkürzen und Ressourcen schonen.
Deshalb werden wir in Zukunft papierlos abrechnen für:
- Aufträge an die Hausdruckerei
- EDV-Material, Ausgabe über KIM
- Porto Deutsche Post und BW-Post
- Telefongebühren
Was ist neu?
Statt der bisher per Post versandten internen Verrechnungen in Papier, erhalten Sie ab sofort die Abrechnungen per E-Mail.
Was müssen Sie dann tun?
Stellen Sie sicher, dass die Abrechnung an die zuständige Beschäftigte/den zuständigen Beschäftigten weitergeleitet wird.
Prüfen Sie die Abrechnungen innerhalb von 14 Wochentagen auf die inhaltliche Richtigkeit (Betrag, Kontierung etc.).
:-) Die Abrechnung ist in Ordnung: Von Ihrer Seite ist nichts weiter zu veranlassen. Sie bestätigen uns damit, dass die Abrechnung sachlich und rechnerisch in Ordnung ist.
:-( Die Abrechnung ist nicht in Ordnung: Bitte melden Sie sich innerhalb von 14 Wochentagen bei AW1 (die Kontaktdaten finden Sie auf der Abrechnung) und informieren Sie uns, was an der Abrechnung nicht stimmt. Wir prüfen das und Sie erhalten ggf. eine geänderte Abrechnung.
Nach Ablauf der 14tägigen Rückmeldungsfrist, gehen wir zukünftig davon aus, dass die Abrechnung wie vorgelegt in Ordnung ist und werden diese zur Umbuchung an die Finanzbuchhaltung weiterleiten.
D.h. von Ihrer Seite ist keine Unterschrift und Rücksendung der Abrechnungen mehr erforderlich. Die Abrechnungsbeträge werden dann automatisch von der Finanzbuchhaltung umgebucht.
Falls Sie Fragen dazu haben, melden Sie sich gerne bei AW1- AW-Haushalt@verwaltung.uni-hohenheim.de
Herzliche Grüße
Agnes Lampke Abteilungsleitung AW Antje Schröder AW1