e-Rechnung - Rechnungen werden digital [20.04.20]
Neue gesetzliche Vorgaben zur Entgegennahme elektronischer Rechnungen
Am 18. April 2020 trat die neue E-Rechnungsverordnung des Landes in Kraft. Sie setzt eine Vorgabe der EU (Richtlinie 2014/55/EU) zur Annahme, Verarbeitung und Speicherung elektronischer Lieferantenrechnungen (E-Rechnungen) um.
Diese Vorgabe regelt, dass öffentliche Auftraggeber ab 18. April 2020 zum Empfang und zur Verarbeitung elektronischer Rechnungen verpflichtet sind, die entsprechend der europäischen Norm 16931 (X-Rechnung, ZUGFERD 2.0) ausgestellt wurden. (Ausnahmen bestehen für Rechnungen mit geheimhaltungsbedürftigen Daten sowie für Bar- und Sofortzahlungen). Rechnungen im PDF-Format entsprechen nicht der geforderten Norm.
Elektronische Rechnungen, die einem der zugelassenen Formate entsprechen, können auf der Seite https://service-bw.de/erechnung/ durch Hochladen/Upload beim Zentralen Rechnungseingang Baden-Württemberg eingereicht werden. Dafür ist die Leitweg-ID der Universität Hohenheim, eine Art Postleitzahl, zu nutzen. Sie muss im Feld Buyer-Reference (BT-10) eingetragen werden.
Die Leitweg-ID der Universität Hohenheim lautet: 08-A382-39
Alternativ kann die Rechnung auch als Anhang an eine E-Mail an rechnung@service-bw.bwl.de eingereicht werden.
Bei Auftragsvergabe ist außerdem die Geltung der Nutzungsbedingungen des Zentralen Rechnungseingangs Baden-Württemberg (ZRE) mit dem Auftragnehmer zwingend zu vereinbaren.
Dies erfolgt z.B. durch den Hinweis bei Auftragserteilung: „Der Auftragnehmer erkennt die Nutzungsbedingungen des Zentralen Rechnungseingangs Baden-Württemberg an, sofern er die fällige Rechnung als elektronische Rechnung stellt.“
Dem Auftragnehmer ist wie bisher die genaue Einrichtungsbezeichnung der bestellenden bzw. beauftragenden Einrichtung mitzuteilen und vom Auftragnehmer auf der Rechnung zu vermerken, damit die zentral eingehenden e-Rechnungen universitätsintern an die entsprechende Einrichtung weitergeleitet werden können.
Wichtig: Die automatisierte Entgegennahme und Verarbeitung in SAP hängt noch an der Einführung der entsprechenden Software durch das BITBW, dem landeseigenen IT-Dienstleister. Eingehende E-Rechnungen an der Universität Hohenheim müssen daher bis auf weiteres zentral ausgedruckt und in den derzeit üblichen Briefpost-Verteiler gegeben werden – dies stellt einen erhöhten Arbeitsaufwand in der Verwaltung dar.
Lieferanten, die bereits jetzt auf E-Rechnung umstellen wollen, können dies tun. Um den Mehraufwand des Ausdruckens und Verteilens an der Universität zu minimieren, bitten wir die Lieferanten, uns vorerst weiterhin Papierrechnungen zu stellen.
Bei Fragen zum Thema E-Rechnung wenden Sie sich bitte an:
- Herrn Stefan Ebert: stefan.ebert@verwaltung.uni-hohenheim.de; Telefon 459-24801
- Herrn Dietmar Gunst: dietmar.gunst@verwaltung.uni-hohenheim.de; Telefon 459-23686
Vielen Dank für Ihre Unterstützung.
Abteilung Wirtschaft und Finanzen (AW)