Eine zweiseitige Vereinbarung ist zwingend notwendig. Diese hat schriftlich zu erfolgen. Hierfür stellt die Universität allen Einrichtungen folgendes Vertragsformular zur Verfügung, dessen Nutzung sehr zu empfehlen ist:
- Es erfüllt die strengen Anforderungen des Steuerrechts für beide Seiten (Universität und Vortragenden)
- Auch alle haushaltsrechtliche Regelungen werden beachtet, was zu einer reibungslosen Bearbeitung der Auszahlungsanordnung führt.
Muster-Vertragsformular (PDF) herunterladen
Es wird empfohlen, drei Vertragsfertigungen zu erstellen:
- eine für die Rednerin oder den Redner
- eine für die beauftragende Stelle und
- eine als Anlage für die Auszahlungsanordnung. Als weitere Anlage zur Auszahlungsanordnung ist die Rechnung beizufügen.
Um den Aufwand für den Postversand des Vertrags zu vermeiden, kann der Vertrag in unterzeichneter Form auch per E-Mail-Scan von der Rednerin oder dem Redner an die Universität gesendet werden.
Höchstsätze der Vergütung
Einzelvorträge
Für einen Einzelvortrag, der mindestens über 90 min. andauert, gelten folgende Vergütungshöchstsätze:
- bis 31. Dezember 2021: 298 €
- ab 1. Januar 2022: 302 €
Da es sich um Höchstsätze handelt, ist deren Unterschreitung nicht nur zulässig, sondern muss unter Beachtung der Haushaltsgrundsätze der Wirtschaftlichkeit und der Sparsamkeit angestrebt werden. Bei der Honorarbemessung sind die Qualifikation des Redners, die Schwierigkeit des Vortrags und der Zeitaufwand der Vorbereitung angemessen zu berücksichtigen. Der Höchstsatz soll nur in begründeten Einzelfällen als Vergütung vereinbart werden.
Überschreitung der Höchstsätze
Unter Beachtung eines strengen Maßstabs können in besonders gelagerten Einzelfällen Vortragshonorare von bis zu 500 € vereinbart werden.
Gültigkeit der Höchstsätze auch bei Rednern von Unternehmen und Organisationen
Die Höchstsätze gelten auch, wenn Redner, die nicht dem öffentlichen Dienst angehören, im Rahmen ihrer Arbeitszeit einen Vortrag halten und daher die Rechnungsstellung durch deren Arbeitgeber erfolgt.
Einsatz von Drittmitteln zur Überschreitung der Höchstsätze
Die oben genannten Vergütungssätze können überstiegen werden, wenn Drittmittel eingesetzt werden. Hierzu ist jedoch eine entsprechende Zweckbindung des Zuwendungsgebers oder dessen ausdrückliche Einverständnis notwendig.
Entsprechend der Vorschriften zur Korruptionsprävention, aber auch unter Beachtung der Transparenzvorgaben des Haushaltsrechts ist eine Bewirtung von Vortragenden, die ein Vortragshonorar erhalten, nicht zulässig.
Werden ausschließlich Reisekostenaufwendungen ersetzt, kann der Redner zu einer Mahlzeit eingeladen werden.
Zusätzlich zu dem vereinbarten Honorar kann Reisekostenersatz gewährt werden.
Dieser hat sich nach dem Landesreisekostengesetz Baden-Württemberg zu bemessen, damit er nicht der Steuerpflicht unterliegt. Abweichende Reise- oder Aufenthaltskostenerstattungen sind nicht zulässig.
Weitere Informationen: Reisekostenabrechnung für Gäste und Externe
Der Vortragende richtet eine Rechnung an die Universitätseinrichtung. Die Mindestbestandteile der Rechnung enthält bereits der Vertrag, wenn beim Vertragsabschluss das Mustervertragsformular der Universität genutzt wurde. Die Rechnung ist – neben einer Fertigung des Vertrags - der Auszahlungsanordnung beizufügen.
Vortragende, die dem öffentlichen Dienst angehören, können honorierte Vorträge nur außerhalb ihrer Arbeitszeit halten. Die Vergütung muss daher an die Rednerin oder den Redner ausbezahlt werden, nicht an die Dienststelle.
Laut Landesrechnungshofs ist zu beachten, dass Angehörige von Hochschulen im Bundesgebiet Vorträge an anderen wissenschaftlichen Einrichtungen, wie auch der Universität Hohenheim, im Rahmen der Erledigung ihrer Dienstaufgaben zu halten haben. In diesen Fällen ist eine Vergütung ausgeschlossen und grundsätzlich ist auch die Heimatinstitution für den Ersatz des Aufwands der Hin- und Rückreise zuständig. Sollte sich die Heimatinstitution allerdings nicht bereit erklären, Reisekosten zu übernehmen, können sie in diesem Fall ausnahmsweise von der Gastinstitution übernommen werden.
