Nach Bewilligung des Projekts durch den Drittmittelgeber versendet dieser (oder ein beauftragter Projektträger) einen Zuwendungsbescheid an den/die Antragstellenden. Synonym dafür werden Begriffe wie "Bewilligung" (bspw. DFG) oder "Zuwendungsvertrag" (DAAD) verwendet.
Der Zuwendungsbescheid ist rechtsverbindlich und regelt die Beziehung zwischen Geldgeber und Zuwendungsempfänger.
In den meisten Fällen erhält die Universitätsverwaltung den vollständigen Zuwendungsbescheid (inkl. der Anlagen) und das ausführende Fachgebiet eine Kopie.