Neue Formulare für Zahlungsanordnungen ab 2024 - Stand: Februar 2024 [23.02.24]
Bitte beachten: Änderungen in kursiv!
A. Unterschriften:
Die jetzigen Zahlungsanordnungen entsprechen nicht mehr den Anforderungen der Landeshaushaltsordnung. Daher wurden die bisherigen Vorlagen überarbeitet und ab 2024 sind die neuen Zahlungsanordnungen (s. Link) zu verwenden.
Aktuell bereit stehen folgende Formulare:
A - Auszahlungsanordnung Inland
AU - Auszahlungsanordnung Ausland
D - Kassenanordnung Dauerzahlung
DE - Einstellungsanordnung
E - Annahmeanordnung
U - Umbuchungsanordnung
- Interne Verrechnung
Für einen Übergangszeitraum von 4 Wochen (d.h. bis zum 16.02.2024) werden die alten Formulare, sofern diese von zwei Personen unterschrieben wurden noch von AW3 angenommen. Sollten danach noch alte Formulare verwendet werden, werden wir Ihnen diese zurücksenden.
Was ändert sich:
Es sind immer mind. zwei Unterschriften (Vier-Augen-Prinzip) auf Zahlungsanordnungen erforderlich (rechnerische Richtigkeit und/oder sachlich Richtigkeit sowie Anordnung)
1. rechnerische Richtigkeit
Die Feststellung der rechnerischen Richtigkeit umfasst die Verantwortung dafür, dass der anzunehmende oder auszuzahlende
Betrag sowie alle auf Berechnungen beruhenden Angaben in der Anordnung und ihren begründenden Unterlagen richtig sind.
Hierzu gehört auch die richtige Anwendung der Berechnungsgrundlagen (zum Beispiel Bestimmungen, Verträge, Tarife) sowie die
Berücksichtigung von Skontobeträgen.
Berechtigt hierzu sind: Beamtinnen und Beamte, die mindestens dem mittleren Dienst angehören, Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, die mindestens der Entgeltgruppe 3 angehören.
2. sachliche Richtigkeit
Die sachliche Richtigkeit umfasst, dass
- die Lieferung oder Leistung als solche und auch die Art ihrer Ausführung geboten war,
- die Lieferung oder Leistung entsprechend der zugrundeliegenden Vereinbarung oder Bestellung sachgemäß und vollständig
ausgeführt worden ist, - Abschlagszahlungen, Vorauszahlungen, Pfändungen und Abtretungen vollständig und richtig berücksichtigt worden sind,
- die übrigen haushaltsrechtlichen Voraussetzungen (insb. die Mittel zur Verfügung stehen und entsprechend verwendet werden
dürfen, der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit beachtet wurde) für die Zahlung vorliegen - die Zahlung nach Rechtsgrund und Höhe richtig ermittelt worden ist.
Berechtigt hierzu sind:
Leiterin oder Leiter der Dienststelle, Beauftragte oder Beauftragter für den Haushalt, Beamtinnen und Beamte, die mindestens dem gehobenen Dienst angehören und vergleichbare Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer (mind. E9b) für ihren Verantwortungsbereich.
Die Feststellung der sachlichen und der rechnerischen Richtigkeit kann zusammengefasst werden, wenn die feststellende Person beide Voraussetzungen erfüllt. Die Feststellung der sachlichen Richtigkeit kann ausnahmsweise für Einzelfälle (d.h. für einen genau definierten Sachverhalt z.B. Büromaterial) an Personen übertragen werden, die grundsätzlich nicht berechtigt sind, aber die nachweisen können, dass sie die für die Prüfung entsprechenden Fachkenntnisse besitzen.
Dieser Antrag kann, sofern keine andere Möglichkeit der Unterschrift besteht, formlos gestellt werden und sollte folgende Punkte beinhalten: Einrichtung, Name + eMail-Adresse der Antragstellerin/des Antragstellers, Name + eMail-Adresse der Mitarbeiter / des Mitarbeiters, dem die sachliche Richtigkeit übertragen werden kann sowie Eingruppierung, Sachverhalt der Übertragung – bitte genau benennen. Eine allg. Bewilligung ist nicht möglich (z.B. Dienstreisen, Büromaterial, Laborbedarf), Datum ab wann die Übertragung erfolgen soll, Darlegung, dass andere Beschäftigte nicht vorhanden sind, Unterschrift des Antragstellers, Unterschrift der Mitarbeiterin/des Mitarbeiters. Den formlosen Antrag senden Sie dann bitte an AW. Das Original wird nach Prüfung in die Personalakte abgelegt.
3. Anordnung
Die Anordnung umfasst, dass
- in der Anordnung keine offensichtlich erkennbaren Fehler enthalten sind,
- die Bescheinigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit durch eigenhändige Namensunterschrift von den dazu befugten
Beschäftigten abgegeben worden ist, - Ausgabemittel zur Verfügung stehen und bei der angegebenen Buchungsstelle verausgabt werden dürfen (nur, wenn die
Verantwortung hierfür nicht durch die Person, die die sachliche Richtigkeit bestätigt hat, liegt), - bei Vorschüssen die Voraussetzungen des § 60 LHO und der Nummer 2.4 vorliegen.
Berechtigt hierzu sind Beauftragte für den Haushalt sowie Beamtinnen und Beamte, und vergleichbare Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer denen die Anordnungsbefugnis von der/dem Beauftragten für den Haushalt schriftlich übertragen wurde.
In allen Fällen gilt, Namenskürzungen oder die Verwendung eines Namensstempels statt der eigenhändigen Namensunterschrift (mind. voller Familienname) unzulässig sind.
Zusammenfassend ist festzuhalten: Es sind immer mind. zwei Unterschriften erforderlich:
- rechnerische und sachliche Richtigkeit – kann bei Vorliegen der Voraussetzungen zusammengefasst werden.
- Anordnung – Achtung: der/die Anordnungsbefugte darf die rechnerische und die sachliche Richtigkeit nicht bestätigen.
Rückfragen bitte an: agnes.lampke@verwaltung.uni-hohenheim.de
B. Änderungen Skonto
Um zukünftig Skontonachforderungen auf ein Mindestmaß zu reduzieren, wird für Skontorechnungen das Vorgehen geändert.
Neu auf den Zahlungsanordnungen ist oben rechts ein Feld, in dem Sie ankreuzen können, dass es sich um eine Skonto-Rechnung handelt. Diese Rechnungen werden in AW3 vorrangig behandelt.
Sofern Skonto gezogen werden soll, daher bitte das Kreuz setzen.
Darüber hinaus tragen Sie bitte zukünftig immer den Bruttobetrag (inkl. Skonto) auf der Zahlungsanordnung ein.
Bitte senden Sie die Skontorechnungen unverzüglich an AW3, da auch wir noch Zeit benötigen, um die Zahlungsanordnungen zu bearbeiten und die Bearbeitung bei der LOK auch noch mindestens 2 Tage in Anspruch nimmt.
Bei allen so gekennzeichneten Skontorechnungen, die mind. 5 Tage vor Ablauf der Skontofrist in AW3 eingehen, wird somit sichergestellt, dass der um das Skonto verringerte Betrag ausbezahlt und der Einrichtung entsprechend belastet wird. Bei später eingehenden Zahlungsanordnungen, werden wir, wie bisher vorgehen und soweit möglich noch Skonto ziehen.
Bei wesentlich später eingehenden Zahlungsanordnungen kann kein Skontoabzug mehr erfolgen.
Sofern die Rechnungen bei AW3 nach Ende der Skontofrist oder unvollständig eingegangen sind, gehen die Skontonachforderungen grundsätzlich zu Lasten der Einrichtungen.
Rückfragen bitte an: AW3-Kreditoren@verwaltung.uni-hohenheim.de