Wichtige Hinweise zu Umbuchungen  [07.02.24]

 

In letzter Zeit erreichen uns in AW3 vermehrt Umbuchungen. Die Umbuchungen führen zu einem Mehraufwand, sowohl bei Ihnen als auch bei uns in AW3 und unser gemeinsames Ziel sollte es sein, diesen zu reduzieren.

Daher möchten wir über in paar wichtige Punkte zu Thema „Umbuchen“ informieren.

- Grundsätzlich:

 

• Buchen Sie bitte grundsätzlich Ihre Rechnungen auf die Kontierungselemente, denen die Kosten zugeordnet werden sollen (Kostenstelle/Fonds, PSP-Element). Neben der sachlichen Zuordnung, kann es auch zu steuerlichen Problemen führen. Für die Trennungsrechnung sind wir derzeit dabei, entsprechende Lösungsvorschläge zu finden.
• Vermeiden Sie Umbuchungen zwischen Fonds 1000 und Fonds 1002. Bitte rufen Sie Berufungsmittel rechtzeitig ab.
• Geben Sie bei der Beschaffung direkt die aufgeteilte Kontierung an, so dass Umbuchungen entfallen.
  
  

 

- Beschaffungen aus mehreren Kontierungen:

  Bei Beschaffungen, die aus verschiedenen Kontierungen bezahlt werden sollen, haben Sie zwei Möglichkeiten:

 

• Splitbuchung der Rechnung, d.h. auf einer gemeinsamen Auszahlungsanordnung verteilen Sie den Rechnungsbetrag auf die Kontierungen, aus denen die Kosten jeweils anteilig bezahlt werden sollen. Sind mehrere Institute/Fachgebiete betroffen, ist die Rechnung jeweils von dem für die Kontierung verantwortlichen (mit)anzuordnen. D.h. die Anordnung besteht aus mehreren Unterschriften.
• Sofern die Rechnung von mehreren Fachgebieten eines Instituts bezahlt werden soll, gibt es folgende Möglichkeiten:

 

 

1. Wenn die Anlage/Beschaffung (z.B. Verbrauchsgut, Dienstleitung oder Investition) von allen Fachgebieten im Institut genutzt wird:
   Kontieren Sie die Auszahlungsanordnung auf die Institiutskostenstelle. Der/die Budget-Key-User:in hat die Möglichkeit, das entsprechende Budget bei den Fachgebieten zurückzuziehen und der Institutskostenstelle wieder zuzuweisen. Umbuchungen im Nachgang zu einer Auszahlungsanordnung innerhalb eines Instituts können so vermieden werden. Zukünftig werden wir diese Art Umbuchungen Ihnen zur eigenen Budgetumsetzung in HIS-BI wieder zurückgeben.
   
   
2. Wenn die Anlage/Beschaffung (z.B. Verbrauchsgut, Dienstleitung oder Investition) nur von einzelnen Fachgebieten im Institut genutzt wird:
   Kontieren Sie eine Auszahlungsanordnung mit den jeweiligen Anteilen der einzelnen Fachgebiete und lassen Sie diese Auszahlungsanordnung von den jeweilig betroffenen Fachgebieten unterschreiben. In diesem Fall erfolgt die Aufteilung in der Kreditoren- bzw.Anlagenbuchhaltung auf die Fachgebiete nach dem jeweiligen Nutzungsanteil.

 

- Kontierungsänderung in Bestellungen:

 

• Bestellungen sind grundsätzlich mit der finalen Finanzierung anzulegen. Stellt sich zu einem späteren Zeitpunkt heraus, dass aus zwingenden Gründen die Finanzierung geändert werden muss, dann ist die Bestellung frühestmöglich entsprechend anzupassen. Die Einrichtung nimmt hierzu Kontakt mit AW2 auf.
  Ist die geänderte Kontierung erst zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung bekannt, ist ebenfalls die Bestellung anzupassen. Umbuchungen aufgrund derartiger Sachverhalte sind grundsätzlich zu vermeiden.

 

- Umbuchungen zwischen Projekten und Haushalt:

 

• Bitte vermeiden Sie Umbuchungen zwischen Projekten und Haushaltskontierungen. Diese Buchungen führen bei den Projektend- und -zwischennachweisen immer wieder zu Nachfragen bei der Darlegung der im Projekt entstandenen Kosten. Bei Prüfungen könnte der Eindruck entstehen, dass eine zusätzliche Projektförderung nicht erforderlich ist (Doppelfinanzierung) und die Projektmittel nicht benötigt wurden.
• In Einzelfällen d.h. bei zwingend erforderlicher Vorfinanzierung durch Haushaltsmittel oder wenn Mittelausgabe auf Projekt nicht berechtigt ist, sind Umbuchungen möglich. Hierzu ist eine kurze Erläuterung erforderlich.
• Rückumbuchungen insb. am Jahresanfang sind aufgrund der Jahreswechselaktivitäten und Abgrenzungen nicht sinnvoll und können ggf. nicht mehr umgesetzt werden.

 

 

- Umbuchungen von Anlagen (Inventar):

 

• Da Umbuchungen von Anlagen sehr viele komplexe Buchungsgänge auslösen (Korrektur von Sonderposten, Steuer, Neutralisierungsbuchung von Drittmittelerträgen), sollte nur dann umgebucht werden, wenn ein zwingender Grund dafür vorliegt. Grundsätzlich muss die endgültige Finanzierung unbedingt vor der Beschaffung geklärt sein! Dies gilt auch bei Mischfinanzierungen.
• Kann zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung eine Anlage aus zwingenden Gründen noch nicht aus der finalen Finanzierung bezahlt werden (z. B. Mittel wurden noch nicht zugewiesen), dann bitte auf dem Anlageblatt für Inventarisierung vermerken „Umbuchung folgt“. Die Anlage wird dann vorerst auf ein Auffangkonto gebucht. Die folgende Umbuchung auf einen Anlagenstammsatz ist dann weniger aufwendig, wie wenn bereits inventarisiert wurde.

 

- Umbuchungen von Personalkosten:

 

• Umbuchung betrifft das laufende Wirtschaftsjahr: Abwicklung durch die Abteilung Personal und Organisation. Die hierzu erforderlichen Informationen und Formulare können abgerufen werden unter Finanzierungsänderung von Personalkosten.
• Umbuchung betrifft vorangegangene Wirtschaftsjahre: Abwicklung als Umbuchung über die Finanzbuchhaltung (AW3) entsprechend der unten beschriebenen Vorgehensweise.

 

 

- Umbuchungen von Lehraufträgen:

 

• Diese werden über AW3 abgewickelt (nicht über das LBV). AW3 informiert APO2 im Nachgang über die Umbuchung.

 

 

Bitte beachten Sie zukünftig diese Hinweise und nutzen bei Fragen auch die Hinweise im Intranet.

Weniger Umbuchungen => weniger Aufwand für uns alle :-)

Ansprechpartnerin: Agnes Lampke, Leitung Abteilung Wirtschaft und Finanzen

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